Jak przygotować firmę do DPP w 2026 roku: Praktyczny przewodnik dla producentów i importerów

TL;DR

W 2024 r. weszło w życie nowe rozporządzenie UE w sprawie produktów zrównoważonych (ESPR), na mocy którego cyfrowy paszport produktu (DPP) jest obowiązkowy dla wielu kategorii produktów. Przyjęty został pierwszy plan prac na lata 2025–2030, w którym określono produkty priorytetowe: tekstylia i odzież, meble i materace, elektronika użytkowa i ICT, tworzywa sztuczne i półprodukty, wyroby budowlane oraz inne grupy wysokiego ryzyka.

W 2026 r. spodziewane są pierwsze akty delegowane dla określonych grup produktów (np. tekstyliów), a unijny centralny rejestr DPP ma zacząć działać w lipcu 2026 r. Rzeczywiste terminy obowiązkowego stosowania dla pierwszych produktów przypadną głównie na lata 2027–2028, z okresem przejściowym trwającym około 18 miesięcy po każdym akcie delegowanym.

Oznacza to, że rok 2026 to rok, w którym producenci i importerzy muszą przygotować swoje procesy – wiedzieć, które produkty będą objęte zakresem, jakie dane są wymagane, jak je zebrać od dostawców i jak wybrać platformę do zarządzania Cyfrowymi Paszportami Produktów.

Kluczowe praktyczne kroki to:

• Mapowanie Twoich produktów i sprawdzanie, czy mieszczą się one w grupach priorytetowych.
• Określenie pełnego zestawu danych potrzebnych do DPP i miejsca ich aktualnego przechowywania.
• Tworzenie wewnętrznych ról i procesów gromadzenia, weryfikacji i utrzymania danych.
• Budowa struktury współpracy z dostawcami, gdyż od nich pochodzi duża część danych.
• Wybór rozwiązania technologicznego dla DPP, które można zintegrować z Twoimi systemami ERP/PLM.
• Tworzenie paszportów pilotażowych dla 1-2 priorytetowych linii produktów, aby były gotowe na obowiązkowe terminy.

1. Kontekst: Co stanie się z ESPR i DPP do 2026 r

Rozporządzenie w sprawie ekoprojektu dla produktów zrównoważonych (ESPR) obowiązuje od 18 lipca 2024 r. i zastępuje stare przepisy dyrektywy w sprawie ekoprojektu. Wprowadza wspólne ramy zrównoważonego rozwoju produktów w UE i po raz pierwszy wprowadza koncepcję cyfrowego paszportu produktu – DPP.

W kwietniu 2025 r. Komisja Europejska przyjęła pierwszy plan prac na lata 2025–2030, określający priorytetowe grupy produktów oraz przybliżone harmonogramy przygotowania i przyjęcia aktów delegowanych.

Kilka kluczowych faktów:

• Program DPP będzie stosowany stopniowo dla różnych grup produktów w okresie około 2026–2030, przy czym wymagania dla każdej grupy zostaną określone w odrębnym akcie delegowanym.
• Do 19 lipca 2026 r. musi zacząć działać centralny rejestr UE, w którym będą przechowywane niepowtarzalne identyfikatory paszportów.
• W przypadku tekstyliów i odzieży oczekuje się, że akt delegowany DPP zostanie ukończony pod koniec 2026 r./na początku 2027 r., a jego obowiązkowe stosowanie nastąpi około 2028 r., po okresie przejściowym trwającym około 18 miesięcy.
• Równolegle rozporządzenie w sprawie baterii wprowadza pierwszy sektorowy program DPP – tzw. „paszport baterii”, którego wymogi zaczną obowiązywać od 2027 r.

Wniosek dla biznesu jest taki, że rok 2026 to nie moment, w którym wszystkie produkty muszą nagle mieć paszport, ale rok, w którym trzeba wykonać prace przygotowawcze: w ten sposób wkroczysz w lata 2027–2028 z przygotowanymi procesami, a nie w trybie przeciwpożarowym.

2. Które kategorie produktów są priorytetowe

Plan prac i analizy Komisji i różnych grup ekspertów wyraźnie zarysowują pierwszą falę kategorii produktów. Produkty priorytetowe w pierwszym etapie to:

• Tekstylia i odzież (w tym obuwie i akcesoria).
• Meble i materace.
• Produkty elektroniki użytkowej i ICT.
• Tworzywa sztuczne i materiały pośrednie.
• Wyroby budowlane i materiały budowlane.
• Żelazo i stal, aluminium, opony, detergenty, farby, smary i inne chemikalia o dużym wpływie na środowisko.

Jeśli Twoja firma produkuje lub importuje produkty z którejkolwiek z tych kategorii, szanse na wpadnięcie w pierwszą falę DPP są bardzo duże.

Praktycznym pierwszym krokiem jest przeprowadzenie wewnętrznego „mapowania”:

• Lista wszystkich linii produktów sprzedawanych w UE.
• Klasyfikacja według rodzaju (tekstylia, meble, elektronika itp.).
• Ocena prawdopodobieństwa objęcia zakresem pierwszych aktów delegowanych.

3. Jak wygląda DPP w praktyce

DPP to cyfrowy zapis powiązany z konkretnym produktem za pośrednictwem nośnika danych – najczęściej kodu QR, kodu kreskowego lub znacznika RFID/NFC.

Paszport zawiera ujednolicone informacje o produkcie w całym cyklu jego życia: materiały, produkcja, użytkowanie, serwisowanie, koniec życia, wskaźniki środowiskowe i zgodność z przepisami.

Typowy DPP będzie obejmował:

• Identyfikatory produktów – nazwa handlowa, model, SKU, GTIN/EAN, kody klasyfikacji celnej.
• Informacje o składzie – materiały i komponenty, zawartość procentowa, obecność substancji niebezpiecznych, surowce krytyczne, zawartość materiałów pochodzących z recyklingu.
• Dane produkcyjne – lokalizacje produkcyjne, dostawcy, certyfikaty (ISO, FSC, OEKO-TEX itp.).
• Profil środowiskowy – wyniki oceny cyklu życia (LCA), ślad węglowy, efektywność energetyczna.
• Informacje dotyczące użytkowania i serwisu – instrukcje, możliwość naprawy, dostępne części zamienne, warunki gwarancji.
• Koniec cyklu życia – instrukcje demontażu, recyklingu i bezpiecznej utylizacji.

Ważną cechą jest to, że DPP nie będzie statycznym plikiem PDF, ale ustrukturyzowanymi danymi w formacie cyfrowym (np. JSON-LD), które muszą być czytelne maszynowo przez inne systemy.

4. Jakie dane musimy zebrać i skąd je zdobyć

Jednym z największych praktycznych wyzwań stojących przed producentami są dane. W wielu firmach jest rozproszony po systemach ERP, PLM, arkuszach kalkulacyjnych Excel, e-mailach z dostawcami, certyfikatach PDF itp.

Dobrą praktyką jest łączenie danych DPP w cztery bloki.

Dane, które już posiadasz w formie strukturalnej:

• numery pozycji, opisy, kody kreskowe;
• podstawowe cechy i specyfikacje;
• niektóre dane materiałowe.

Dane, które posiadasz, ale nie są uporządkowane:

• certyfikaty w formacie PDF;
• deklaracje dostawców (REACH, RoHS itp.);
• Raporty LCA lub obliczenia emisji dwutlenku węgla.

Dane, które muszą pochodzić od dostawców:

• szczegółowy skład materiału;
• pochodzenie surowców;
• zawartość substancji niebezpiecznych;
• informacje o zawartych półproduktach/komponentach.

Dane, których prawdopodobnie w ogóle nie masz i musisz zacząć je generować:

• systematyczne oceny cyklu życia (LCA) kluczowych produktów;
• standaryzowane wskaźniki KPI dotyczące trwałości, możliwości naprawy i recyklingu.

Realnym celem na rok 2026 jest:

• wiedzieć, dla każdego priorytetowego produktu, które pola DPP można natychmiast wypełnić;
• które obszary wymagają dodatkowej pracy z dostawcami lub analiz wewnętrznych;
• mieć plan uzupełnienia luk do lat 2027–2028.

5. Organizacja procesu wewnętrznego dla DPP

DPP nie będzie jednorazowym projektem, ale procesem ciągłym, podobnym do systemów zarządzania jakością czy zgodności z REACH/RoHS.

Głównymi elementami procesu wewnętrznego są:

Wyznaczenie właściciela procesu

Zwykle jest to ktoś z zespołu ds. jakości, zrównoważonego rozwoju lub zarządzania produktem. W większych firmach może powstać zespół interdyscyplinarny.

Definiowanie przepływu pracy:

• zbieranie danych;
• weryfikacja i walidacja;
• tworzenie i publikowanie DPP;
• okresowe aktualizacje w przypadku zmiany projektu, dostawcy lub przepisów;
• archiwizacja i kontrola wersji.

Zdefiniowanie „źródła prawdy” dla danych produktów

Niezależnie od tego, czy będzie to ERP, PLM, czy specjalistyczna platforma DPP, ważne jest, aby każdy wiedział, gdzie przechowywana jest „prawdziwa” wersja danych.

Wewnętrzne zasady i instrukcje:

• kto może modyfikować dane;
• w jaki sposób zatwierdzane są nowe paszporty;
• jak reagować na inspekcje regulacyjne lub skargi związane z programem DPP.

Szkolenie i świadomość

Sprzedaż, zarządzanie produktami, logistyka i marketing muszą znać podstawy DPP, aby prawidłowo komunikować się z klientami i partnerami.

6. Współpraca z dostawcami – kluczowy czynnik sukcesu

Duża część informacji w DPP pochodzi z łańcucha dostaw. Bez uporządkowanych danych od dostawców nie można wypełnić paszportu.

Dobrym podejściem na rok 2026 jest:

Klasyfikacja dostawców:

• krytyczne (dostarczanie podstawowych komponentów i materiałów);
• niekrytyczne (opakowania, materiały pomocnicze itp.);
• obarczone wysokim ryzykiem (produkty złożone, ograniczona przejrzystość łańcucha dostaw).

Opracowywanie standardowych szablonów danych:

• tabele lub formaty do wypełnienia przez dostawców;
• jasny opis tego, co jest wymagane i dlaczego.

Wprowadzenie wymagań umownych

W nowych i odnawianych umowach może być zawarta klauzula, że ​​dostawca jest zobowiązany do dostarczenia niezbędnych danych DPP i ich aktualizacji.

Stopniowa cyfryzacja giełdy

Początkowo można to zrobić za pomocą szablonów i e-maili, ale w dłuższej perspektywie potrzebne będą bardziej zautomatyzowane rozwiązania – portale dostawców lub integracje API.

7. Wybór platformy DPP

Na rynku pojawia się już wiele rozwiązań do zarządzania Cyfrowymi Paszportami Produktów. Wybierając w 2026 roku, rozsądnie jest szukać przynajmniej:

• Obsługa formatów zgodnych z wymaganiami ESPR i powiązanymi standardami (struktury JSON, przyszłe schematy według aktów delegowanych, GS1 itp.).
• Możliwość powiązania każdego paszportu z unikalnym identyfikatorem i wygenerowania kodu QR lub innego nośnika danych.
• Wersjonowanie danych i przejrzyste śledzenie zmian – kto, co i kiedy zaktualizował.
• Integracje API z ERP, PLM, CRM i innymi systemami podstawowymi.
• Dostęp oparty na rolach – różne poziomy informacji dla organów regulacyjnych, klientów biznesowych, partnerów usługowych i konsumentów końcowych.
• Możliwość zarządzania paszportami dla różnych grup produktów, a nie tylko jednej niszy (np. tekstyliów czy elektroniki).

8. Realistyczny plan działań na rok 2026

Aby być w dobrej sytuacji, zanim wejdą w życie pierwsze obowiązkowe terminy (2027–2028), rok 2026 można zaplanować w następujący sposób.

Pierwsze trzy miesiące:

• Mapowanie produktów i ocena ryzyka według kategorii.
• Analiza tego, gdzie znajdują się dane produktów i gdzie są „luki”.
• Wyznaczenie osób odpowiedzialnych i zdefiniowanie procesu podstawowego.

Następne trzy do sześciu miesięcy:

• Budowanie pierwszych szablonów danych i komunikacja z kluczowymi dostawcami.
• Wybór rozwiązania/platformy technologicznej dla pilota.
• Zbieranie danych dla 1–2 pilotażowych linii produktowych.

Koniec 2026 r.:

• Stworzyłem i przetestowałem rzeczywiste DPP dla produktów pilotażowych (nawet zanim stały się one formalnie obowiązkowe).
• Wstępne szkolenie wewnętrzne i dokumentacja.
• Planuje ekspansję na pozostałe linie produktowe na lata 2027-2028.

9. Typowe błędy i jak ich unikać

Obserwacje firm już przygotowujących się do DPP ujawniają kilka powtarzających się błędów:

• Niedocenianie czasu potrzebnego na zebranie danych, szczególnie od dostawców.
• Próba ręcznego zarządzania wszystkimi danymi w arkuszach kalkulacyjnych co szybko prowadzi do chaosu.
• Brak jasnego właściciela procesu i rozproszonych obowiązków.
• Koncentrowanie się wyłącznie na wymogach regulacyjnych bez uwzględnienia korzyści biznesowych – bardziej przejrzysty łańcuch dostaw, lepsze zarządzanie jakością, silniejsza pozycja wśród klientów i inwestorów.

10. Jak WIARA wspiera realizację paszportów

WIARA w całości skupia się na Cyfrowych Paszportach Produktów i związanych z nimi regulacjach, dzięki czemu może skrócić drogę od „nie wiemy od czego zacząć” do w pełni operacyjnych procesów DPP. Wsparcie obejmuje kilka kluczowych obszarów.

Po pierwsze, doradztwo strategiczne i ocena gotowości – ocena, które linie produktów wchodzą w zakres pierwszych aktów delegowanych, jakie dane już istnieją w Twoich systemach i gdzie są krytyczne luki. Na tej podstawie przygotowywany jest plan działania na kolejne 12–24 miesiące.

Po drugie, strukturyzacja danych i procesów – stworzenie wspólnego modelu danych DPP, szablonów komunikacji z dostawcami, wewnętrznych procedur gromadzenia i zatwierdzania danych. Umożliwia to „przełożenie” wymagań regulacyjnych na język systemów ERP/PLM i rzeczywistych procesów produkcyjnych.

Po trzecie, wybór i wdrożenie rozwiązania technologicznego – WIARA rozwija i utrzymuje platformę dla Cyfrowych Paszportów Produktów, która integruje się z istniejącymi systemami, generuje paszporty zgodnie z wymogami ESPR i zapewnia bezpieczny dostęp regulatorom, partnerom i konsumentom końcowym za pomocą kodów QR. Zespół może także pomóc w integracji innych, wybranych już rozwiązań.

Na koniec projekty pilotażowe i szkolenia – wspólnie z Twoim zespołem wybierany jest limitowany zestaw produktów, dla których budowane są pierwsze paszporty „end to end”. Służy to jako realna praktyka, na której budowana jest wewnętrzna wiedza, a pracownicy przechodzą ukierunkowane szkolenia zgodnie z ich rolą – zarządzanie danymi, obsługa platformy, komunikacja z klientami i organami regulacyjnymi.

11. Wniosek

DPP to jedna z najważniejszych zmian dla producentów i importerów sprzedających na rynku europejskim w nadchodzących latach. Choć faktyczne obowiązkowe terminy dla pierwszych kategorii produktów przypadną głównie w latach 2027–2028, rok 2026 to rok budowania fundamentów: danych, procesów, technologii i współpracy z dostawcami.

Firmy, które wykorzystają rok 2026 do stworzenia paszportów pilotażowych i uporządkowania swoich danych, wejdą w okres obowiązkowej zgodności regulacyjnej znacznie lepiej przygotowane, z niższymi kosztami i wyraźną przewagą konkurencyjną. WIARA może być partnerem w tym procesie – od wstępnej orientacji w przepisach po pełne wdrożenie Cyfrowych Paszportów Produktów na dużą skalę.