Macie podpis elektroniczny. Europejski rejestr chce pieczęci elektronicznej.

Między waszą fabryką a rejestrem cyfrowych paszportów produktu stoi jeden certyfikat. Większość firm ma w szufladzie inny.

Zasady działania rejestru określa rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2026/1778. Artykuł 4 mówi, kto może zarejestrować w nim paszport, a odpowiedź brzmi: wyłącznie „zweryfikowany podmiot gospodarczy“. Osoba prawna staje się nim, przedstawiając dowód tożsamości i dowód potwierdzający siedzibę „za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej potwierdzonej kwalifikowanym certyfikatem pieczęci elektronicznej wydanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania“.

Pieczęć. Nie podpis.

Podpis i pieczęć to dwa różne produkty

Różnica bierze się z rozporządzenia (UE) nr 910/2014, znanego jako eIDAS. Kwalifikowany podpis elektroniczny składa osoba fizyczna i ma on skutek prawny podpisu własnoręcznego. Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną składa osoba prawna i poświadcza ona, że dane pochodzą od tej firmy i nie zostały zmienione. To cyfrowy odpowiednik firmowej pieczątki, a nie podpisu prezesa.

Dostawcy zwykle sprzedają oba produkty z jednej strony, pod wspólnym nagłówkiem. Jeden z nich mówi to wprost we własnej tabeli porównawczej: przy podpisie posiadaczem jest „osoba fizyczna reprezentująca osobę prawną“, a pieczęć to „wyłącznie osoba prawna“. Wniosek, dokumenty i cena są inne.

Dla jednoosobowej działalności zasada jest inna. Artykuł 4 ust. 1 wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego, środka identyfikacji elektronicznej o poziomie bezpieczeństwa „wysoki“ albo elektronicznego poświadczenia atrybutów. Pieczęci wymaga się tylko od osób prawnych, bo tylko one mogą ją mieć.

Co otwiera pieczęć i co się dzieje, gdy wygaśnie

Artykuł 4 ust. 3 daje zweryfikowanym podmiotom gospodarczym dostęp do rejestru w celu rejestrowania paszportów. Ustęp 4 nakłada na ten status zegar: do wygaśnięcia środków identyfikacji elektronicznej, a w każdym razie nie dłużej niż trzy lata od dnia weryfikacji.

Gdy termin minie, już zarejestrowane paszporty nie znikają. Znika prawo do rejestrowania nowych i zmieniania danych, dopóki nie przejdziecie weryfikacji ponownie.

W tym samym artykule jest ustęp, o którym prawie się nie mówi. Ustęp 5 stanowi, że gdy rejestr jest zintegrowany z innym systemem informacyjnym Unii o równoważnym lub identycznym procesie weryfikacji tożsamości, podmiot już tam zarejestrowany nie przechodzi weryfikacji po raz drugi. Rozporządzenie nie wskazuje systemu z nazwy. Oczywistym kandydatem jest EPREL, rejestr etykiet energetycznych, który działa na kwalifikowanych pieczęciach elektronicznych od 2022 r. Czy zostanie uznany, tekst nie rozstrzyga. Jeśli przeszliście już przez EPREL, warto zadać to pytanie, zanim zapłacicie drugi raz.

Jak sprawdzić, co naprawdę macie

Cztery sprawdzenia, każde na kilka minut:

• Rodzaj. W samym certyfikacie jest napisane, do czego został wydany: do podpisu elektronicznego czy do pieczęci elektronicznej. Jeśli widnieje podpis, to nie jest narzędzie, którego artykuł 4 ust. 2 wymaga od osoby prawnej.
• Posiadacz. Jeśli certyfikat wydano człowiekowi, to jest podpis, nawet gdy firma jest w nim wskazana jako organizacja.
• Dostawca. Każdy kwalifikowany dostawca w UE jest wpisany na krajową listę zaufania, która jest publiczna i czytelna maszynowo, a wszystkie listy krajowe wchodzą do europejskiej listy list zaufania. Sprawdzajcie tam, nie na stronie sprzedażowej. Lista mówi też, do jakich usług dostawca jest faktycznie kwalifikowany, co nie zawsze pokrywa się z tym, co sugeruje cennik.
• Termin ważności. Status zweryfikowanego podmiotu upada razem z certyfikatem. Jeśli wygasa za rok, to jest też horyzont waszego dostępu do rejestru.

I jedno wyjaśnienie, które oszczędza pieniądze: dostawca nie musi być polski. Rynek usług zaufania w Unii jest otwarty, a pieczęć wydana przez kwalifikowanego dostawcę w dowolnym państwie członkowskim jest kwalifikowana we wszystkich pozostałych.

Cena nie jest problemem

Rząd wielkości to dziesiątki euro rocznie. Własne wytyczne Komisji do analogicznego rejestru etykiet energetycznych wyceniają taki certyfikat na „kilkadziesiąt euro do tysiąca euro“. Publiczny cennik jednego z dostawców w UE, odczytany 31 sierpnia 2026 r., leży przy dolnej granicy: 30,60 € z VAT za certyfikat roczny i 68,10 € za trzy lata.

Problemem są dokumenty i czas. Certyfikat dla osoby prawnej wymaga dokumentu tożsamości wnioskodawcy i dowodu rejestracji firmy, a gdy posiadacz nie jest przedstawicielem ustawowym, także udokumentowanego umocowania. Część dostawców w ogóle nie weryfikuje tego zdalnie. Tego nie da się załatwić w dniu, w którym jest potrzebne.

Nie tylko producenci

Artykuł 5 rozciąga tę samą weryfikację na „podmioty łańcucha wartości“: punkty napraw, firmy odnawiające, regenerujące, recyklerów oraz dostawców usług cyfrowego paszportu produktu. Dostęp do rejestru i możliwość działania w nim mają tylko zweryfikowani.

Jeśli planujecie powierzyć rejestrację zewnętrznemu dostawcy, przeczytajcie uważnie artykuł 6. Ustęp 1 pozwala zweryfikowanemu podmiotowi delegować prawa dostępu osobom trzecim działającym w jego imieniu. Ustęp 3 pozostawia jednak zarządzanie samym procesem weryfikacji elektronicznej po stronie podmiotu. Czy platforma może rejestrować pod własną pieczęcią zamiast waszej, to kwestia, w której na rynku twierdzi się jedno i drugie, a tekst nie rozstrzyga jej wprost. Zapytajcie na piśmie, zanim założycie, że ktoś zrobi to za was.

Co dostajecie w zamian

Artykuł 9 opisuje dowód rejestracji: zabezpieczony dokument elektroniczny, który zweryfikowany podmiot może wygenerować w dowolnym momencie. Zawiera niepowtarzalny identyfikator produktu, kod towaru, nazwę i tożsamość odpowiedzialnego zweryfikowanego podmiotu, datę i godzinę rejestracji potwierdzone elektronicznym znacznikiem czasu Komisji oraz skrót wersji paszportu.

Sam dowód jest gwarantowany kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną na podstawie artykułu 38 rozporządzenia (UE) nr 910/2014 i pozostaje dostępny przez 90 dni kalendarzowych od wygenerowania.

To dokument, o który poprosi wasz europejski odbiorca, żeby zamknąć własną weryfikację dostawcy. Pieczęć wchodzi, pieczęć wychodzi.

Kiedy staje się to waszym problemem

Rejestracja nie obejmuje wszystkich produktów naraz. Uruchamia ją akt dla waszej grupy produktowej. Pierwsza twarda data dotyczy baterii, 18 lutego 2027 r.. Dla tekstyliów, mebli i stali nie obowiązuje jeszcze żaden akt delegowany, a orientacyjne daty Komisji to planowanie, nie prawo. Pełny obraz według grup produktowych zmienia się kilka razy w roku.

Sam rejestr działa jednak od 20 lipca 2026 r. wraz ze środowiskiem testowym, a rozporządzenie 2026/1778 obowiązuje od 6 sierpnia 2026 r. Sprawdzenie „podpis czy pieczęć“ można zrobić dziś, spokojnie, bez terminu nad głową. Jeśli kupicie pieczęć teraz, a wasza grupa produktowa wejdzie w zakres za trzy lata, przejdziecie weryfikację ponownie. Koszt to dziesiątki euro. Wiedzy o tym, czego dokładnie potrzebujecie, nabywa się raz.

Najtańszy moment, żeby odkryć, że podpis to nie pieczęć, jest teraz. Najdroższy to dzień, w którym składacie pierwszą rejestrację. Resztę zmian w przepisach prowadzimy chronologicznie.